Thận trọng khi lưu dữ liệu ứng viên trên Google Drive

Chào ACE nhân sự! Bài viết này Hiếu muốn chia sẻ với mọi người trong ngành về việc thận trọng khi lưu dữ liệu ứng viên hoặc bất cứ data nào trong Google Drive. Phải nói là hiện nay nhờ có Google Drive mà việc tuyển dụng qua Google Form trên Facebook trở nên phổ biến. Hay là dùng Google Sheets để lưu dữ liệu cũng giúp công việc thuận tiện hơn. Nhưng, ACE ít cảnh giác với người làm cùng bộ phận hoặc họ vừa nghỉ việc.

Dữ liệu của chúng ta trên Google Drive đương nhiên không bao giờ muốn bật chia sẻ ra ngoài. Thế nhưng có người lợi dụng sự thiếu cảnh giác của chúng ta, biết chúng ta không rành ứng dụng hoặc không để ý. Họ âm thầm bật chức năng chia sẻ vào tệp chứa dữ liệu của chúng ta vì mục đích nào đó nhưng khả năng là xấu.

Thận trong khi lưu dữ liệu ứng viên trên Google Drive
Thận trong khi lưu dữ liệu ứng viên trên Google Drive

Câu chuyện có thật của Hiếu

Gần một tháng sau khi một chị trong bộ phận tuyển dụng thôi việc. Một buổi sáng trong lúc rảnh tay Hiếu đang xắp xếp lại mấy tập tin như là Form, Sheets trong Google Drive thì phát hiện tất cả các tập tin đều bật chế độ chia sẻ đặc biệt. Nghĩa là không chia sẻ công khai, mà chia sẻ riêng với một người được chọn bằng Gmail của họ. Và chính là Gmail của chị đó. Vậy là chị ấy sau khi nghỉ việc vẫn có thể thu thập thông tin, dữ liệu ứng viên của công ty một cách thoải mái với Gmail của chỉ. Hiếu đã tắt hết chia sẻ và rất thất vọng về hành vi của chị này… bức xúc nhưng Hiếu không nói với ai trong công ty vì người đã đi rồi thì thôi.

Hướng dẫn kiểm tra chế độ chia sẻ trong Google Drive

Vào trong Google Drive của ACE, nhấp chuột trái vào tệp dữ liệu bất kỳ thì bảng thông tin tệp bên phải hiện ra. Nếu như nó hiện ổ khóa màu xám với dòng chữ “Không được chia sẻ” như hình dưới đây là an toàn.

Ổ khóa màu xám với dòng chữ Không được chia sẻ là an toàn
Ổ khóa màu xám với dòng chữ Không được chia sẻ là an toàn

Trường hợp tệp bị chia sẻ công khai, bằng cách này thì kẻ xấu xem được dữ liệu của tệp mà không bị lộ danh tính đấy. Giống như chia sẻ bình thường ấy. Nó sẽ có nút màu xanh và một ảnh đại diện của tài khoản sở hữu như thế này.

Nút liên kết xanh lá là đã bật chia sẻ công khai
Nút liên kết xanh lá là đã bật chia sẻ công khai

Trường hợp còn lại là chia sẻ đặt biệt, không công khai. Chỉ có người được chọn có thể xem hay chỉnh sửa. ACE sẽ thấy có thêm một ảnh đại diện của tài khoản được nhận chia sẻ, chỉ con trỏ chuột vào ảnh đại diện sẽ biết tên của tài khoản đó và được cấp quyền xem hay chỉnh sửa tệp tin của chúng ta.

Chia sẻ đặc biệt, chỉ có người được chọn mới xem hay chỉnh sửa được
Chia sẻ đặc biệt, chỉ có người được chọn mới xem hay chỉnh sửa được

Cách tắt chia sẻ Google Drive

Nếu như gặp trường hợp này, để tắt chia sẻ trong Google Drive chúng ta nhấp chuột phải vào tệp đó. Chọn Chia sẻ… để vào cài đặt chia sẻ.

Nhấp chuột phải và chọn Chia sẻ
Nhấp chuột phải và chọn Chia sẻ

Nếu là chia sẻ công khai, mọi người nhấp vào ô Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem và chọn lại ô TẮT rồi lưu như hình dưới.

Tắt chia sẻ Google Drive
Tắt chia sẻ Google Drive

Nếu là chia sẻ đặc biệt với một tài khoản khác, cũng vào cài đặt chia sẻ. Giao diện sẽ khác hơn một chút. Chúng ta xóa bỏ tài khoản được chia sẻ rồi lưu.

Nhấp nút X để xóa tài khoản được nhận chia sẻ
Nhấp nút X để xóa tài khoản được nhận chia sẻ

Sau đó kiểm tra lại trạng thái nếu là Riêng tư… như ảnh dưới là được rồi, nhấp vào Đã xong.

Ổ khóa Riêng tư là an toàn rồi, nhớ lưu
Ổ khóa Riêng tư là an toàn rồi, nhớ lưu

Kết

Đấy, lòng người khó đoán mà. Mong là chia sẻ của Hiếu sẽ giúp các ACE trong nhân sự an toàn hơn với dữ liệu trên Google Drive. Hiếu cũng có các bài viết khác về chia sẻ trong ngành, mọi người tham khảo. Cứ tự nhiên bình luận để Hiếu có ý tưởng và hoàn thiện nội dung hơn.

Bài viết liên quan

Bình luận (2)

Hay, rất bổ ích a ạ. Mà lời văn rất rõ ràng dễ hiểu. Tuyệt.. Good luck.😀
– thả tim.

THAM GIA THẢO LUẬN