Cách sử dụng thành thạo Word cho người mới

2
Cách sử dụng thành thạo Word cho người mới
5 (2 votes)

Word như một siêu phẩm của Microsoft, lĩnh vực nào cũng dùng đến nó. Vậy làm thế nào để sử dụng Word thành thạo mà lại mang tính thẩm mỹ cao? Bài viết này Hiếu chia sẻ đến bạn cách sử dụng thành thạo Word theo kinh nghiệm đã định dạng nhiều bài tiểu luận.

Các lỗi thường gặp khi sử dụng Word

Loại trừ các lỗi thường gặp mang tính kỹ thuật (cài đặt), dưới đây là các lỗi chủ quan của người sử dụng Word mà Hiếu nhận thấy khi xem các bài luận của bàn bè nhờ sửa lỗi.

  1. Vừa làm vừa định dạng (format). Không nên như thế vì mất thời gian rất nhiều, hãy định dạng sau khi xong nội dung.
  2. Ngắt trang không đúng, khi làm xong thì bài nhảy lung tung.
  3. Sử dụng nhiều font chữ trong nội dung, kích cỡ chữ không đồng đều. Theo Hiếu nên sử dụng một font chữ thôi hoặc tối đa là 2.
  4. Đánh số trang không đúng quy định. Các bạn thường đánh số trang luôn mấy trang bìa và trang mục lục nhé.
  5. Mục lục không khớp với nội dung.
  6. Không trích nguồn hình ảnh, tài liệu tham khảo. Giảng viên sẽ thường cho bạn câu hỏi “Cái này ở đâu ra?” nếu như bạn quên đi phần quan trọng này.
  7. Sử dụng hình ảnh chất lượng quá lớn làm file Word nặng. Hãy tập sử dụng một các công cụ giảm kích thước ảnh trực tuyến đi nha.
  8. Bố cục dàn trang không vừa mắt, chữ thục ra thục vô bừa bãi.

Đây là một số lỗi  chủ quan thường gặp khi sử dụng Word, còn các lỗi cài đặt thì trên mạng có rất nhiều kết quả.

Cách sử dụng thành thạo Word

Cần cù bù thông minh là đương nhiên rồi, nếu ngày nào cũng đụng vào Word thì mình nghĩ một tuần thôi đã đủ cho bạn sử dụng được Word với tốc độ nhanh. Thế thì mình viết bài này để làm gì? Cùng xem có rút được kinh nghiệm gì không nhé.

Tập sử dụng các phím tắt

Sử dụng phím tắt làm tốc độ đáng kể hơn là sử dụng chuột nhấp chức năng trên thanh công cụ. Bạn không cần học hết các phím tắt vì nó quá nhiều. Hãy để ý xem bạn thường làm gì trên thanh cộng cụ, khi để chuột ở đó nó sẽ gọi ý cho bạn phím tắt đấy.

Để sử dụng thành thạo Word hãy tập dùng phím tắt
Để sử dụng thành thạo Word hãy tập dùng phím tắt

Nếu để ý những người sử dụng thành thạo Word bạn sẽ hấy họ sử dụng phím tắt nhiều hơn là dùng chuột. Ngoài ra, Hiếu gửi bạn tham khảo thêm một số phím tắt mà Hiếu nhặt trên mạng.

Một số phím tắt trong Word. Nguồn tìm trên Google
Một số phím tắt trong Word. Nguồn tìm trên Google

Tập trung phát triển nội dung trước

Hình thức và nội dung là hai điểm chính để chấm bài. Nhưng đừng vội căn chỉnh hình thức, hãy phát triễn nội dung cho đầy đủ, chính xác, đúng chính tả, có trích dẫn đầy đủ. Chỉnh lại hình thức không mất quá nhiều thời gian đâu, nó chỉ phụ thuộc vào mắt nhìn của bạn.

Mẹo:

  • Hãy cứ viết tràn lan từ trên xuống dưới. Miễn là nội dung phần nào rõ phần đó.
  • Đối với hình ảnh, biểu đồ và bảng thì cần có trích nguồn, tên và đánh số. Đây cũng là một kỹ thuật sử dụng chức năng của Word. Bạn hãy ghi những thông tin đó ngay tấm ảnh, biểu đồ và bảng dưới chân nó. Đến cuối cùng thì chúng ta xử lý luôn một thể. Cách xử lý đúng bạn hãy tham khảo bài viết Tạo danh mục bảng biểu và hình ảnh trong Word.

Định dạng hoàn chỉnh theo chuẩn

Bạn được sáng tạo nhưng đừng đi xa với tiêu chuẩn yêu cầu của giảng viên, công ty. Hãy tham khảo các bài đạt chuẩn từ giảng viên hay cấp trên của bạn. Chú ý các đặc điểm mà người ta định dạng như:

  • Khổ trang giấy: thường là A4. Để đứng hay để ngang là tùy vào loại văn bản bạn đang làm.
  • Định dạng văn bản: khi nào in đậm, in nghiêng. Đề mục có dễ tìm thấy?
  • Định dạng hình ảnh: đừng chệnh lệnh nhau nhiều về kích thước. Có sự đồng bộ khung và màu (có màu hoặc trắng đen) không?
  • Định dạng lề: chính là 4 cạnh của trang nhưng không đơn giản nhé. Bình thường nhất là 4 lề bằng nhau. Nhưng nếu bạn tinh tế thì sẽ thấy rằng không phải như vậy. Nó phụ thuộc vào bạn chèn header, footer như thế nào (nhiều hay ít). Khi in ra bạn có đóng lại thành tập không, nếu có bạn phải tăng độ dày lề trái để có chổ đóng ghim.
  • Định dạng số: đối với các bài luận bạn hãy tập đánh số theo kiểu thêm nhánh (Ví dụ: 1. Bí kíp tán gái/ 1.1. Những điều cần thiết/ 1.1.1. Đẹp trai/ 1.1.2. Có tiền). Những kiểu định dạng số la mã rồi abc đã cũ rồi.
Ảnh mẫu về hướng dẫn định dạng font. Trích từ bài viết "Cách tạo và sử dụng Template trong Word".
Ảnh mẫu về hướng dẫn định dạng font. Trích từ bài viết “Cách tạo và sử dụng Template trong Word”.

Mẹo: bạn cảm thấy mệt mõi vì có quá nhiều thứ để định dạng như vậy phải không? Hiếu đã có môt giải pháp cho bạn. Tất cả những gì bạn định dạng sau khi xong thì gộp chung lại nó là một Template của bạn, và bạn không cần phải thực hiện nhiều lần đâu. Hãy tham khảo bài viết Cách tạo Template trong Word chắc chắn sẽ giúp bạn nhiều đấy.

Lời kết

Cách sử dụng thành thạo Word cho người mới thì bấy nhiêu đây Hiếu cảm thấy tạm ỗn rồi. Trong quá trình sử dụng chắc chắn bạn sẽ chiêm nghiệm ra nhiều hơn. Hiếu còn định viết một bài để giúp các bạn chuyên nghiệp hơn sau khi thành thạo Word nữa. Đăng ký nhận tin hoặc like page để theo dõi nhé.

2 Thảo luận

Đăng một thảo luận

Please enter your comment!
Please enter your name here